20 phút mỗi ngày, với khoảng thời gian đó có người sẽ đủ, có người không đủ cho họ làm những điều quan trọng nhất của mỗi ngày trong vòng 20 phút. Nguyên tắc thành công ở đây muốn nói đến là bạn nên tập trung vào công việc quan trọng giải quyết trước, đừng lao đầu vào công việc mà hãy tạo động lực, năng lượng cho ngày mới.

 

Dù là buổi sáng vội vàng tới công sở hay lúc chiều mau chóng rút về thì chúng ta vẫn thường rơi vào trạng thái chăm chăm “đến đó” hay “rời khỏi đó”. Ta quên mất rằng, có những điều nho nhỏ nhưng lại khiến cuộc sống trở nên giản dị, cân bằng và hiệu quả công việc cũng gia tăng.

Không phải cứ cố gắng làm càng nhiều càng tốt. Quan trọng là bạn hoàn thành được bao nhiêu việc và dấu ấn của những công việc đó như thế nào. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, tác giả bài báo này đã chia sẻ kinh nghiệm của anh trong việc sử dụng 20 phút mỗi ngày (10 phút đầu ngày và 10 phút cuối ngày) để đạt hiệu quả tối đa trong công việc.

Quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả trong 1 ngày

Bắt đầu bằng…

Đừng check email, tin nhắn hay Facebook vào buổi sáng

Julie Morgenstern, tác giả cuốn “Đừng check mail buổi sáng: Và những chiến lược bất ngờ khác để công việc của bạn hiệu quả” cho rằng, bạn không nên mở email ngay đầu ngày làm việc. Thay vào đó, hãy thử bắt đầu bằng một công việc khác.

Vì sao phải tránh email? Theo Ron Friedman, nhà tâm lý xã hội học viết trên tờ Psychology Today: “Những việc này sẽ làm phân tán độ tập trung của chúng ta, đặt ta vào thế thụ động khi những ưu tiên của người khác chiếm thế trung tâm. Nó cũng hệt như việc bạn đi vào bếp tìm cái bình để lau hay tìm cái chảo để cọ vậy”.

Tác giả bài báo này chọn cách bắt đầu ngày mới với việc tập trung vào những xúc cảm yêu thương, tạo cảm hứng và học tập. Thay vì lao ngay vào công việc, anh xem một đoạn video truyền cảm hứng sống của TED Talk hoặc rèn luyện một vài kỹ năng mới trong công việc của anh.

Lên kế hoạch

Dành ra một vài khoảnh khắc để tập trung vào những việc bạn muốn hoàn thành Để làm việc hiệu quả tối đa, bạn hãy thử bắt đầu mỗi ngày bằng việc lên kế hoạch. Sau khi tới công sở, hãy ngồi xuống bạn và sắp xếp công việc của bạn. Hãy dành ra một vài khoảnh khắc để tập trung vào những việc bạn muốn hoàn thành.

Đừng lao ngay vào phản ứng với những vấn đề hay rắc rối công việc mà người khác ấn vào cho bạn. Hãy lên danh sách công việc, có thể viết lên điện thoại, viết lên bảng hay trên mẩu giấy, ghi rõ những ưu tiên của bạn để chúng luôn giành được sự tập trung cao nhất của bạn trong ngày.

Đưa ra những quyết định quan trọng

Hãy đưa ra những quyết định quan trọng ngay lúc khởi đầu mỗi ngày nếu có thể.

Hãy sử dụng thời gian và sự tĩnh lặng sáng sớm để làm thanh sạch đầu óc và quyết định xem bạn sẽ tiến tới như thế nào với ý tưởng sản phẩm mới, hay bạn sẽ làm gì để tuyển được một nhân viên mới bạn cần.

Bất kể những quyết định lớn sẽ đè nặng tâm trí bạn như thế nào thì cũng đừng để nó trở thành vật cản trì níu đầu óc bạn trong suốt ngày hôm đó. Hãy gạt bỏ ngay trong công việc đầu ngày.

Giải quyết công việc “khó nhằn” nhất trước

Đây là một ý tưởng rất nổi tiếng của nhà diễn thuyết lừng danh Brian Tracy trong cuốn sách “Hãy ăn con ếch xấu xí!” của ông.

Nguyên lý của nó là thế này: khi tới nơi làm việc buổi sáng, bạn nên cố gắng tấn công vào công việc quan trọng và khó khăn nhất. Brian Tracy hình tượng hóa nó bằng hình ảnh con ếch.

Người ta luôn muốn trì hoãn những công việc khó khăn sang ngày hôm sau, rồi ngày hôm sau nữa. Việc trì hoãn có thể còn kéo dài mãi vì bạn sẽ luôn cảm thấy mình không có đủ thời gian để làm nó. Chính vì thế, nếu bạn có một công việc tựa như vậy, hãy cam kết sẽ hoàn thành nó ngay lúc khởi đầu ngày mới, khi bạn bước tới công sở nhé!

… và kết thúc một ngày với:

Kết thúc các dự án nhỏ

Nếu bạn đã dùng cả buổi sáng để đặt ra những ưu tiên cho mình và giải quyết các vấn đề lớn, bạn hãy cho phép mình xả hơi khi ngày làm việc sắp sửa kết thúc. Hãy dùng thời gian cuối ngày để trả lời nhanh các email, thu dọn giấy tờ hoặc giải quyết các sự vụ nho nhỏ khác.

Làm như vậy, bạn vừa không lãng phí thời gian, lại vừa tận dụng triệt để được thời gian làm việc của mình. Chắc chắn, bạn sẽ “dọn dẹp” được cả những bận bịu nho nhỏ trong đầu để ngày hôm sau chất lượng công việc còn hiệu quả nhiều hơn.

Nhìn lại một ngày làm việc.

Hãy lên kế hoạch vào cuối ngày làm sao để bạn có được khoảng 10 phút trước khi ra về, ngồi lại và ngẫm về những việc đã hoàn thành trong ngày, những gì bạn vẫn đang chờ đợi và những gì cần phải làm vào ngày mai.

Khi đã chuẩn bị kỹ cho kế hoạch ngày mai rồi bạn sẽ rời công sở với một tâm trạng thoải mái trong suốt buổi tối còn lại của ngày.

Ra khỏi văn phòng

Mặc dù việc trò chuyện với các nhân viên hay đồng nghiệp về ngày làm việc đã qua là ý tưởng rất hay, nhưng đừng quá nấn ná.

Theo Lynn Taylor, tác giả cuốn sách “Huấn luyện kẻ độc tài khủng khiếp tại văn phòng của bạn: Cách thức quản lý vị sếp trẻ con và thành công trong sự nghiệp”: “Ở lại phòng làm việc gì đó vì lý do không đáng sẽ hạn chế năng lượng cũng như thành công của bạn khi bạn cần nó vào ngày mai. Hãy ra khỏi công sở và trở về với cuộc sống riêng tư của bạn. Bỏ lại công việc cho nơi làm việc càng nhiều càng tốt. Làm được như vậy sẽ giúp bạn cân bằng hiệu quả giữa công việc và đời sống”.

TRẦN ĐẮC LUÂN – Doanh nhân Sài Gòn/Forbes