Bây giờ, khi bạn đã hiểu được nguyên lý 80/20 và thấy nó rất đúng và giá trị, nhưng bạn băn khoăn nguyên lý 80/20 này có ích gì cho bạn và cuộc sống hàng ngày của bạn?

 

Nguyên lý 80/20 có thể giúp bạn cải thiện quy trình làm việc để đạt được kết quả cao hơn.

Bây giờ, khi bạn đã hiểu được nguyên lý 80/20 và thấy nó rất đúng và giá trị, nhưng bạn băn khoăn nguyên lý 80/20 này có ích gì cho bạn và cuộc sống hàng ngày của bạn?

Đầu tiên, hãy thử soi vào sự nghiệp chuyên môn của bạn, bởi vì cách bạn đang làm việc chắc chắn không thực sự hiệu quả. Hãy suy nghĩ về điều này: nếu bạn đạt được 80% kết quả đầu ra chỉ với 20% nỗ lực đầu vào, điều đó có nghĩa rằng 80% nỗ lực của bạn cực kỳ không hiệu quả.

Thử tưởng tượng: Nếu bạn có thể cắt bỏ phần thời gian lãng phí này và thay vào đó bằng những thứ bạn làm trong phần 20% hiệu quả kia, bạn sẽ có thể tăng thành quả công việc của bạn lên nhiều lần.

Bạn hãy tưởng tượng bạn có thể tái tạo sự hiệu quả vào những phút chót kế cận thời hạn dự án của bạn, duy trì sự hiệu quả ấy trong suốt toàn bộ dự án.

Bạn có thể bắt đầu bằng việc kiểm tra và phân tích lại quy trình làm việc của mình để tìm ra phần nào không hiệu quả. Ví dụ, bạn có thể nhận ra rằng, ở giai đoạn đầu của dự án, bạn đã lãng phí thời gian dành vào việc nghiền ngẫm những sai lầm mà bạn có thể mắc phải. Khi nhận ra điều này, bạn có thể chủ động dừng việc lãng phí này lại.

Bất kể lý do là gì đi chăng nữa, bằng việc phát hiện ra những tiêu hao không đáng có này và sắp xếp lại quy trình làm việc để tránh lãng phí, hiệu quả làm việc của bạn sẽ gia tăng đáng kể.

 Để tăng lợi nhuận trong kinh doanh, hãy sử dụng nguyên lý 80/20.

Bây giờ bạn đã nắm được cách áp dụng nguyên lý 80/20 cho năng suất của bản thân, bạn hẳn là đang thắc mắc có cách nào để áp dụng nguyên lý này trong kinh doanh hay không?

Thực tế là, có rất nhiều cách để bạn có thể làm được điều này, nhưng có lẽ việc quan trọng nhất là tối ưu hóa danh mục sản phẩm của bạn.

Để làm được việc này, trước hết bạn cần phân tích các nhóm sản phẩm đang tạo ra nhiều lợi nhuận nhất, chỉ cần xếp hạng tất cả sản phẩm của bạn theo lợi nhuận và doanh số, bạn chắc chắn sẽ nhận ra rằng trong khi những sản phẩm hàng đầu chỉ chiếm 20% doanh số, chúng lại tạo ra đến 80% lợi nhuận.

Lấy một ví dụ minh họa, Richard Koch, tác giả cuốn sách, đã thực hiện một cuộc nghiên cứu ở một công ty trong lĩnh vực điện tử và tìm ra rằng ba sản phẩm đứng đầu, chiếm 19.9% tổng doanh thu, nhưng lại mang lại tới 52.6% tổng lợi nhuận.

Khi bạn đã nhận định được tỉ lệ 80/20 trong công ty của bạn, bước thứ hai là khuếch đại và khai thác tối đa tiềm năng của phần 20% sinh lời đó. Sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của các sản phẩm và tập trung nguồn lực vào bán các sản phẩm ưu tiên nhiều hơn nữa.

Ở công ty điện tử này, tác giả đã khuyến khích ban lãnh đạo đẩy mạnh tăng doanh thu đối với các sản phẩm hàng đầu bằng việc nói với đội ngũ kinh doanh rằng mục tiêu duy nhất của họ lúc này là làm sao để tăng gấp đôi doanh thu của 3 sản phẩm đứng đầu đó, không cần quan tâm đến bất kỳ điều gì khác.

Trong tâm trí mọi người, lối suy nghĩ theo nguyên lý 80/20 là một sự lạ lẫm, vì mỗi chúng ta luôn mong đợi sự tương xứng và công bằng.

Mọi người có xu hướng mong đợi thế giới sẽ cân xứng.

Nhưng trong thực tế, cân xứng không phải là trạng thái tự nhiên của thế giới, mà lại là sự bất cân xứng.

Ví dụ: thử xem xét lĩnh vực ngôn ngữ: Ngài Isaac Pitman khám phá ra rằng chỉ có khoảng 700 từ thông dụng tạo nên 2/3 cuộc hội thoại hằng ngày. Nếu chúng ta tính thêm cả các từ phái sinh của chúng, con số này sẽ tăng lên 80%: như vậy chỉ ít hơn 1% số lượng từ trong Tiếng Anh đã làm nên 80% những gì chúng ta giao tiếp hàng ngày.

Nhưng tại sao lại xảy ra những sự bất cân xứng này?

Đó là do những vòng lặp phản hồi đã làm gia tăng những khác biệt nhỏ.

Ví dụ, nếu bạn có rất nhiều cá vàng gần như cùng kích thước và cùng được nuôi trong một cái hồ, thì khi lớn lên, kích thước của chúng vẫn rất khác nhau.

Tại sao ư?

Bởi vì khi một vài con cá chỉ cần lớn hơn những con khác một chút, chúng ta đã có một lợi thế nhỏ. Điều này có nghĩa là chúng dễ dàng đớp được nhiều thức ăn hơn, từ đó lớn nhanh hơn những con cá nhỏ. Điều này một lần nữa gia tăng lợi thế của chúng, giúp chúng ngày càng đớp được nhiều thức ăn hơn. Do đó, vòng tuần hoàn này khuếch đại theo từng vòng, để cuối cùng tạo ra những sự khác biệt đáng kể trong kích thước.

Nhưng trong khi những sự bất cân xứng đó là tự nhiên vốn có, rất nhiều người lại cho rằng điều đó là không công bằng. Lấy ví dụ về sự phân phối không đều trong thu nhập và tài sản: Chỉ 20% dân số nắm giữa tới 80% tổng tài sản, chúng ta gọi đó là sự bất bình đẳng xã hội.

Sự không công bằng này đến từ thực tế rằng mọi người đều giả định rằng thành quả đầu ra và nỗ lực đầu vào nên có cùng tỉ trọng theo tỉ lệ 1:1

Nhưng giống như nguyên lý 80/20 đã chỉ rõ, không phải tất cả mọi nỗ lực đầu vào đều mang lại kết quả đầu ra giống nhau.

 Đơn giản hóa và giảm bớt sự phức tạp trong kinh doanh để thành công.

Ai cũng biết rằng việc vận hành những công ty lớn thường rất phức tạp. Điều này có nghĩa là các giám đốc phải nỗ lực để quản lý những bộ máy cồng kềnh ấy, và thậm chí là họ thích những thử thách và những cuộc cân não mà chúng mang lại.

Nhưng liệu việc chấp nhận hoặc thậm chí là ôm về những mớ bùng nhùng ấy có phải là cách tốt nhất để thành công hay không?

Rất nhiều người tin vào việc kích cỡ của một công ty và một danh mục sản phẩm đa dạng sẽ là lợi thế lớn cho một công ty bởi vì càng có nhiều sản phẩm, lợi nhuận đem về càng lớn.

Nhưng trong thực tế, những công ty với hệ thống vận hành nội bộ phức tạp thường phải chịu những chi phí tiềm tàng khổng lồ. Một danh mục sản phẩm đa dạng, đồng nghĩa với việc phải có một hệ thống logistics phức tạp hơn, nhiều công sức đào tạo đội ngũ bán hàng hơn, khối lượng công việc hành chính nhiều hơn so với một danh mục sản phẩm hẹp. Những yếu tố này làm gia tăng tổng chi phí – mà thậm chí lượng gia tăng này còn nhiều hơn cả lợi nhuận mà những sản phẩm thêm vào ấy mang lại.